Die Rechnungsprüfung ist der schrittweise Prozess, mit dem Sie sicherstellen, dass jede Lieferantenrechnung, die Sie erhalten, korrekt und rechtmäßig ist und mit dem übereinstimmt, was Sie tatsächlich bestellt und erhalten haben, bevor Sie sie bezahlen.
Für kleine Unternehmen ist ein solider Verifizierungsprozess der entscheidende Unterschied zwischen straffer Finanzkontrolle und einem unübersichtlichen Berg von Überzahlungen, von denen man erst zu spät erfährt.
Was ist Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung ist einfach der Vorgang, bei dem Sie die Rechnung eines Lieferanten vor der Bezahlung noch einmal überprüfen. Sie stellen sicher, dass der Betrag stimmt, die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden und die Rechnung dem entspricht, was Sie ursprünglich vereinbart haben.
Betrachten Sie es als eine schnelle „Stimmt das?“-Prüfung, die Ihr Unternehmen davor schützt, zu viel zu bezahlen, für etwas zu bezahlen, das Sie nie erhalten haben, oder auf eine betrügerische Rechnung hereinzufallen.
Warum es wichtiger ist, dies richtig zu machen, als den meisten Kleinunternehmern bewusst ist
Eine doppelte Zahlung oder betrügerische Rechnung Rechtsstreitigkeiten können Hunderte oder sogar Tausende von Dollar kosten. Und im Gegensatz zu großen Unternehmen mit eigenen Finanzabteilungen prüfen in kleinen Unternehmen oft weniger Mitarbeiter die Rechnungen, wodurch Fehler und Betrug leichter unentdeckt bleiben können.
Dieses Risiko ist durchaus berechtigt. Käufer machen häufig Fehler bei der Rechnungsstellung, und Betrüger zielen mit hoher Wahrscheinlichkeit auf kleine Unternehmen ab, da sie den Verifizierungsprozess dort als weniger formal einschätzen. Daher sollten Sie einen einfachen Verifizierungsprozess einrichten, der Ihren Cashflow schützt und Ihre Buchhaltung vor der Steuererklärung aufgeräumt hält.
Dokumente, die Sie zur Rechnungsprüfung benötigen
Eine Rechnung lässt sich nicht ohne Vergleichsgrundlage prüfen. Bevor Sie Ihren Prozess einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie diese vier Dinge konsequent erfassen und speichern:
- Bestellungen: Jedes Mal, wenn Sie einen Kauf vereinbaren, erstellen Sie eine Bestellung, die die Vereinbarungen, den Preis und die Zahlungsbedingungen dokumentiert. Diese Bestellung dient als Grundlage für alle weiteren Schritte.
- Liefer- oder Empfangsbelege: Wenn Waren eintreffen oder eine Dienstleistung erbracht wird, dokumentieren Sie dies. Ein einfacher, unterschriebener Lieferschein oder eine Bestätigungs-E-Mail genügt. Wichtig ist, dass Sie einen Nachweis darüber haben, dass Sie die bezahlte Ware erhalten haben.
- Lieferantenrechnungen: Dies ist die Rechnung selbst. Sie sollte die Angaben zum Lieferanten, die Rechnungsnummer, die einzelnen Positionen, die Steuerbeträge und die Zahlungsbedingungen enthalten.
- Verträge und Vereinbarungen: Bei laufenden Dienstleistungen oder komplexen Anschaffungen ist Ihr Vertrag die maßgebliche Quelle für die getroffenen Vereinbarungen. Bewahren Sie ihn griffbereit auf, damit Sie Preise und Leistungsumfang bei jeder Rechnung überprüfen können.
So bauen Sie Ihren Verifizierungsprozess in fünf Schritten auf
Sobald Sie Ihre Dokumente beisammen haben, ist der eigentliche Vorgang unkompliziert. Hier erfahren Sie, wie Sie alles von Grund auf einrichten.
1. Jede Rechnung sofort nach Erhalt erfassen.
Ob per E-Mail, Post oder über ein Online-Portal – erfassen Sie Rechnungen umgehend mit Eingangsdatum, Lieferantennamen und Rechnungsnummer. So vermeiden Sie, dass Rechnungen verloren gehen, und behalten den Überblick darüber, wann jede Rechnung in Ihrem System erfasst wurde.
2. Überprüfen Sie die Grundlagen, bevor Sie fortfahren.
Prüfen Sie, ob Name, Adresse und Steuerdaten des Lieferanten mit Ihren Unterlagen übereinstimmen. Achten Sie auf verdächtige Merkmale wie einen unbekannten Lieferanten, eine leicht abweichende Bankkontonummer oder eine Ihnen bereits bekannte Rechnungsnummer. Dies sind typische Anzeichen für Rechnungsbetrug, und es ist wesentlich einfacher, diese frühzeitig zu erkennen, als das Geld zurückzuerhalten, nachdem es bereits überwiesen wurde.
3. Führe dein Dreiermatch durch.
Vergleichen Sie die Rechnung mit Ihrer Bestellung und Ihrem Lieferschein. Prüfen Sie, ob die Mengen und Preise übereinstimmen und ob die Berechnung auf der Rechnung korrekt ist. Sollten Unstimmigkeiten auftreten, behalten Sie die Rechnung ein und wenden Sie sich zur Klärung an den Lieferanten, bevor Sie weitere Schritte unternehmen.
4. Zur Genehmigung weiterleiten.
Sobald die Rechnung geprüft wurde, muss sie vor der Zahlung von der zuständigen Person freigegeben werden. In den meisten Kleinunternehmen ist dies der Inhaber oder ein benannter Manager. Definieren Sie Ihre Rechnungsfreigabe Schwellenwerte werden frühzeitig festgelegt, damit kleinere Routinerechnungen schnell bearbeitet werden können und größere oder ungewöhnliche Rechnungen genauer geprüft werden.
5. Alles aufzeichnen und ablegen
Nach der Genehmigung erfassen Sie die Rechnung in Ihrer Buchhaltungssoftware und fügen alle Belege hinzu. So schaffen Sie eine lückenlose Dokumentation und vereinfachen Ihren Monatsabschluss erheblich. Ordnungsgemäße Aufzeichnungen bilden zudem eine solide Grundlage für Ihre gesamte Buchhaltung. Rechnungsverwaltungssystem mit dem Wachstum Ihres Unternehmens.
Häufige Fehler, die Kleinunternehmen bei der Rechnungsprüfung machen
1. Sich auf den Speicher anstatt auf ein System verlassen
Ohne formalen Prozess und allein im Vertrauen auf gute Absichten funktioniert das bei drei Anbietern gut. Bei dreißig stößt man schnell an seine Grenzen. Wenn es nur in der Theorie existiert, wird es irgendwann scheitern.
2. Überspringen des Lieferbestätigungsschritts
Viele Kleinunternehmen vergleichen Rechnungen mit Bestellungen, prüfen aber nie, ob die Waren oder Dienstleistungen tatsächlich geliefert wurden. Genau diese Lücke nutzen doppelte und betrügerische Rechnungen aus. Die Lieferbestätigung ist daher unerlässlich.
3. Rechnungen am selben Tag genehmigen, an dem sie eingehen
Eine übereilte Genehmigung ohne Bedenkzeit oder Überprüfungsmöglichkeit ist einer der einfachsten Wege, einen Fehler zu übersehen. Eine einfache 24-Stunden-Sperrfrist für Rechnungen über einem bestimmten Betrag gibt Ihnen die nötige Zeit, Fehler zu erkennen, bevor es zu Nachzahlungen kommt.
Checkliste zur Rechnungsprüfung
Bevor Sie eine Rechnung zur Zahlung freigeben, führen Sie bitte folgende Prüfungen durch:
- Name und Kontaktdaten des Anbieters stimmen mit Ihren Aufzeichnungen überein.
- Die Rechnungsnummer wurde noch nicht verarbeitet.
- Die Bestellnummer ist gültig und stimmt mit der Rechnung überein.
- Die in Rechnung gestellten Mengen entsprechen den gelieferten Mengen.
- Die Einzelpreise entsprechen der Bestellung und allen vorliegenden Verträgen.
- Die Zeilensummen und der Gesamtrechnungsbetrag werden korrekt berechnet.
- Die Steuerbeträge sind korrekt.
- Die Zahlungsbedingungen und der Fälligkeitstermin entsprechen Ihrer Vereinbarung.
- Die Bankkontodaten stimmen mit Ihren Lieferantenstammdaten überein.
- Die zuständige Person hat es geprüft und genehmigt.
Der einfachere Weg, all das zu bewältigen
Irgendwann wird die Rechnungsverwaltung über E-Mail-Ordner und Tabellenkalkulationen nicht mehr zum System, sondern zum Ärgernis. Man verbringt mehr Zeit mit der Suche nach Zahlungsbestätigungen und dem Hinterherlaufen von Lieferanten als mit dem eigentlichen Tagesgeschäft.
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Nie mehr zwischen Tabs hin- und herwechseln, um herauszufinden, ob eine Zahlung eingegangen ist. Kein lästiges Durchscrollen von E-Mails mehr, um die Daten eines Händlers zu finden. Einfach und übersichtlich auf Ihrem Smartphone sehen Sie immer, wo Ihre Finanzen stehen.
Häufig gestellte Fragen
1. Wie oft sollte ich meinen Rechnungsprüfungsprozess überprüfen?
Mindestens einmal pro Quartal. Prüfen Sie, wie viele Rechnungen beanstandet wurden, wie lange die Genehmigungsprozesse dauern und ob Fehler bei der Zahlung durchgerutscht sind. Treten wiederkehrende Probleme mit demselben Lieferanten oder derselben Rechnungsart auf, deutet dies darauf hin, dass Ihr Prozess optimiert werden muss.
2. Benötige ich für jede einzelne Rechnung eine Bestellung?
Nicht unbedingt. Für wiederkehrende Rechnungen wie monatliche Abonnements, Nebenkosten und Honorare ist oft keine neue Bestellung erforderlich. Wichtig ist jedoch eine schriftliche Genehmigung, sei es ein unterzeichneter Vertrag, ein Dauerauftrag oder eine Budgetfreigabe. Die wichtigste Regel: Rechnungen sollten Sie nicht überraschen. Wenn Sie der Zahlung nicht schriftlich zugestimmt haben, sollten Sie misstrauisch werden.
3. Wie gehe ich mit Rechnungen von Lieferanten um, mit denen ich nicht regelmäßig zusammenarbeite?
Besondere Vorsicht ist geboten. Einmalige Lieferantenrechnungen werden häufig für Abrechnungsbetrug missbraucht, insbesondere wenn sie unaufgefordert eingehen oder unklare Leistungen beschreiben. Bevor Sie eine Rechnung eines unbekannten Lieferanten bearbeiten, vergewissern Sie sich bei dem Teammitglied, das den Kauf veranlasst hat, dass der Lieferant seriös ist und die Arbeiten tatsächlich ausgeführt wurden.
4. Ist die Rechnungsprüfung dasselbe wie die Rechnungsverarbeitung?
Sie hängen zwar zusammen, sind aber nicht dasselbe. Die Verifizierung dient der Überprüfung der Richtigkeit und Gültigkeit der Rechnung, bevor Sie die Zahlung veranlassen. Die Verarbeitung hingegen umfasst den gesamten administrativen Ablauf vom Rechnungseingang bis zur Verbuchung der Zahlung. Die Verifizierung ist ein wichtiger Schritt innerhalb dieses Verarbeitungsprozesses.
5. Ist es realistisch, dies manuell zu tun, wenn mein Unternehmen sehr klein ist?
Ja, solange Ihr Rechnungsaufkommen gering ist. Eine einfache Tabellenkalkulation, ein Ordnersystem für Ihre Dokumente und die konsequente Prüfung der Rechnungen vor der Bezahlung reichen dafür völlig aus. Das Problem ist jedoch, dass manuelle Systeme oft versagen, sobald es stressiger wird – und genau dann kann man sich einen Abrechnungsfehler am wenigsten leisten.
Schlussbetrachtung
Du nicht Wir benötigen ein Finanzteam. Oder ein kompliziertes System zur gründlichen Rechnungsprüfung. Sie brauchen lediglich einen einheitlichen Prozess und eine klare Regel, dass nichts bezahlt wird, bevor es geprüft wurde.
Befolgen Sie die fünf Schritte und die obige Checkliste, und Sie sind den meisten Unternehmen Ihrer Größe bereits einen Schritt voraus. Die Rechnungsprüfung gehört zwar nicht zu den spannendsten Aufgaben im Geschäftsalltag, ist aber eine der wenigen Gewohnheiten, die Ihnen jeden Monat unbemerkt Geld sparen.
