Qu’est-ce qu’une facture intermédiaire ? Tout ce que vous devez savoir

Si vous avez déjà entrepris un projet d'envergure et dû attendre des mois avant de recevoir un seul paiement, vous comprenez déjà le problème que la facture intermédiaire est conçue pour résoudre.

Une facture intermédiaire est une étape de facturation, une manière formelle de transformer un travail effectué en paiement reçu avant la ligne d'arrivée, afin que votre entreprise n'ait jamais à financer le projet d'un client sur ses propres deniers.

La gestion des flux de trésorerie est l'un des plus grands défis pour toute entreprise travaillant sur des projets à long terme, et attendre la toute fin pour être payé ne fait que compliquer les choses. 

Dans ce guide, vous apprendrez précisément ce qu'est une facture intermédiaire, comment elle fonctionne, quand l'utiliser et comment en créer une qui permette à la fois à vous et à vos clients d'être sur la même longueur d'onde. 

Qu'est-ce qu'une facture intermédiaire ?

Une facture intermédiaire est une facture partielle émise au cours d'un projet en cours afin d'obtenir le paiement des travaux réalisés jusqu'à une certaine étape. Au lieu de facturer la totalité du projet à son terme, les coûts totaux sont divisés en montants plus petits et facturés périodiquement ou à la réalisation de certaines étapes clés. 

Ce type de facture est généralement émis pour les projets de longue durée ou par étapes, et elle représente un pourcentage du prix total du contrat. Une fois les travaux terminés, une facture finale est envoyée pour le solde restant dû.

Facture intermédiaire vs. facture finale : quelle est la différence ?

De manière générale, la principale différence réside dans le temps et l'intention.

Une facture intermédiaire est généralement émise au cours d'un projet afin de demander un acompte sur les sommes dues au titre du travail effectué. Ces factures peuvent marquer des étapes clés du projet et contribuer à une trésorerie saine tout au long de celui-ci.

Une facture finale Elle est généralement envoyée à l'achèvement du projet afin de détailler le coût total des travaux effectués, déduction faite des paiements intermédiaires qui auraient déjà été reçus par l'expéditeur, et de demander le paiement du solde.

En bref, les factures intermédiaires détaillent le paiement par étapes, tandis que la facture finale « clôture les comptes ».

Quand faut-il utiliser une facture intermédiaire ?

Les factures intermédiaires sont particulièrement adaptées aux projets s'étalant sur plusieurs périodes et comportant des phases de travail. Plutôt que d'attendre la fin du projet, vous pouvez facturer à des étapes clés convenues entre vous et votre client.

Il s'agit d'une pratique courante dans le secteur de la construction et des travaux publics, où un projet comporte différentes phases et où le contrat est établi par étapes, ainsi que pour les missions de consultants et de travailleurs indépendants qui durent plusieurs semaines ou mois. En résumé, tout projet dont le délai de réalisation est étendu peut recourir à une facturation intermédiaire : il peut s'agir d'un projet de conception, d'un projet de développement logiciel, d'une prestation de conseil continue, et bien d'autres.

Une facture intermédiaire ne doit être émise que si un accord a été conclu avec le client concernant les modalités de paiement. Ces paiements peuvent être effectués à intervalles réguliers (par exemple, mensuellement) ou par étapes, en fonction de la réalisation d'étapes clés au cours d'une phase de projet donnée.

Avantages de l'utilisation des factures intermédiaires

1. Amélioration des flux de trésorerie : En facturant progressivement, vous pouvez percevoir les paiements au fur et à mesure des travaux et non à la fin, ce qui réduit considérablement la pression financière et vous assure de pouvoir couvrir les coûts continus de main-d'œuvre et de matériaux.
2. Moins de risques financiers : Recouvrement des paiements par étapes progressives Cela réduit également le risque de défaut de paiement des clients ou de dettes importantes à la fin du contrat.
3. Meilleure gestion des coûts : Lorsque vous recevez des paiements réguliers, il devient plus facile de suivre les coûts des matériaux, de la main-d'œuvre et des opérations, sans avoir besoin de liquidités pour les financer.
4. Bon suivi des progrès : Chaque facture détaillant clairement les différentes étapes des travaux, vous et le client savez ce qui a été fait et payé, et ce qui reste à accomplir.
5. Moins de litiges relatifs aux paiements : Le fractionnement du coût en parties plus petites réduit les problèmes et les désaccords potentiels concernant les sommes dues.
6. Amélioration des relations avec la clientèle : Des étapes de paiement clairement définies permettent d'avoir des clients satisfaits et confiants, car ils savent comment leur argent est dépensé.

Comment structurer les factures intermédiaires

Bien structurer les factures intermédiaires permet à vous et à votre client de comprendre clairement ce qui est facturé à chaque étape du projet. Une facture intermédiaire doit se rapporter à une phase ou une étape du travail, et non constituer une facture indépendante.

Commencez par diviser le projet en étapes ou phases clairement définies, chacune assortie d'une valeur convenue : celle-ci peut être liée à l'avancement (par exemple : fondations posées, conception approuvée), au calendrier (par exemple : facturation mensuelle) ou au livrable (par exemple : première ébauche, document final). Chaque facture intermédiaire correspondra à l'une de ces phases.

Indiquez sur chaque facture le pourcentage ou la valeur du montant total du contrat facturé. Il est également utile d'afficher le prix total du contrat et d'indiquer le montant déjà facturé/payé, afin d'éviter toute confusion quant au solde restant dû.

Soyez cohérent. Adoptez un format standard pour chaque facture intermédiaire, avec des sections clairement définies décrivant le travail effectué, indiquant les dates, les conditions de paiement et le montant à payer.

Que dois-je inclure dans une facture intermédiaire ?

1. Informations commerciales et clients : Veillez à toujours inclure le nom, l'adresse et les coordonnées de votre entreprise, y compris les informations concernant votre client, afin de l'identifier correctement et d'en assurer la légalité.
2. Numéro et date de la facture : Un numéro de facture provisoire distinct et unique, ainsi que la date d'émission, facilitent le suivi et l'archivage.
3. Intitulez clairement (Facture provisoire) : Il convient de préciser clairement qu'il s'agit d'une facture intermédiaire. Le client doit comprendre qu'il s'agit d'un acompte et non du montant total du projet.
4. Description des travaux effectués : Décrivez clairement et brièvement la partie du travail facturée, s'il s'agit d'une étape ou d'une partie. Cela permettra de justifier le montant.
5. Montant pour l'étape correcte : Quel montant demandez-vous à ce stade, qu'il s'agisse de la somme forfaitaire convenue ou d'un pourcentage de la valeur totale du projet ?
6. Valeur totale du projet : Vous devez inclure le coût total du projet afin que le client se souvienne du montant total et que cela vous donne une idée des échéances.
7. Paiements effectués précédemment : Le montant que le client vous a déjà versé via les autres factures intermédiaires.
8. Solde exceptionnel : Indiquez le montant que vous devez encore recevoir.
9. Modalités et échéance de paiement : Quand vous attendez que le client paie et toutes les conditions convenues (par exemple, Net 7, Net 14).
10. Mode de paiement ou lien : Vous devez informer le client des modalités de paiement ; cela peut inclure vos coordonnées bancaires ou un lien de paiement pour plus de rapidité.

Cette structure rend la facture intermédiaire transparente, facilement traçable et conforme au périmètre du projet.

Étape par étape : Comment créer une facture intermédiaire

1. Convenir des modalités de paiement : Déterminez avec le client, dès le début du projet, le mode et la fréquence de paiement : par étapes, en pourcentage ou à intervalles réguliers.
2. Divisez le projet en étapes : Décomposez clairement l'ensemble de la tâche en étapes ou livrables bien définis, et attribuez-leur une certaine valeur ou un pourcentage du prix total.
3. Surveillez le travail effectué : Au fur et à mesure de l'avancement du projet, consignez les tâches accomplies afin de pouvoir facturer en conséquence.
4. Créer la facture : Émettez la facture pour la tâche accomplie, en l'indiquant clairement comme étant provisoire, et incluez des détails tels que la description du travail effectué, les coûts et les dates.
5. Mentionnez les factures précédentes : Ajoutez des informations sur les factures intermédiaires précédentes et les paiements reçus pour une meilleure transparence et une représentation claire du montant restant dû.
6. Établir les modalités de paiement : Veuillez indiquer clairement la date d'échéance et le mode de paiement.
7. Envoyer et assurer le suivi : Soumettez la facture dès la fin de l'étape ; envoyez des relances en cas de retard de paiement. flux de trésorerie opportun.

En suivant cette procédure étape par étape, vous pouvez être sûr que vos factures intermédiaires sont exactes, bien organisées et conformes au calendrier du projet.

Erreurs courantes à éviter avec les factures intermédiaires

1. Oublier de se mettre d'accord à l'avance sur les étapes clés : Si vous ne définissez pas comment et quand les factures intermédiaires seront émises, cela peut entraîner de la frustration, un retard de paiement ou des disputes avec les clients.
2. Aucune explication n'a été fournie concernant les travaux effectués : À moins que le travail effectué ne soit correctement décrit, le client risque de ne pas comprendre les frais et donc de refuser de payer jusqu'à ce qu'il reçoive des éclaircissements.
3. Ne pas indiquer les paiements antérieurs : L'omission de toutes les factures et paiements antérieurs rend difficile pour le client de déterminer combien il a déjà dépensé pour le projet.
4. Structure de la facture incohérente : Il est utile de veiller à la cohérence de la présentation de vos factures afin de faciliter le suivi des paiements effectués.
5. Envoi tardif de la facture : Attendre trop longtemps avant de facturer après chaque étape ne sera pas bénéfique pour la trésorerie, et les paiements risquent d'être moins ponctuels.
6. Absence de précision des modalités de paiement : Il est important de préciser le montant dû et les conditions de paiement de la facture.

Si vous parvenez à éviter ces erreurs, votre facturation intermédiaire sera toujours transparente, professionnelle et efficace.

Comment la facturation peut-elle vous aider avec une facture intermédiaire ? 

La facturation simplifiée facilite la création et la gestion des factures intermédiaires. Vous pouvez créer des factures partielles liées à des étapes clés, suivies étape par étape, avec enregistrement des paiements, des totaux cumulés et des montants dus. Le tout avec un gain de temps considérable et une réduction significative des risques d'erreurs.

Lors de l'utilisation des applications mobiles pour iOS et Android pour la facturationVous pouvez envoyer des factures intermédiaires depuis le terrain ou le bureau afin que votre client les reçoive rapidement. Les liens de paiement intégrés permettent à vos clients de payer instantanément et assurent la continuité de votre trésorerie sans solution supplémentaire.

Lorsqu'on cherche une manière plus simple de réaliser une facturation par étapes, abonnement à la facturation est un système efficace pour la gestion des factures intermédiaires sur l'ensemble des projets.

En résumé…

Pour les particuliers et les entreprises menant des projets à long terme ou segmentés, une bonne option consiste à utiliser des factures intermédiaires. Celles-ci consistent essentiellement à facturer les clients pour les étapes de travail réalisées afin de maintenir la trésorerie de votre entreprise. atténuer la pression financièreCela permet également aux deux parties de rester informées de l'évolution du projet.

Le fait de détailler clairement le montant à payer sur chaque facture intermédiaire (par exemple : étapes clés, montant payé, montant restant à payer, montants précédemment payés) permet d’éviter tout problème avec le client. Un logiciel de facturation peut simplifier encore davantage ce processus en offrant un service efficace d’envoi et d’enregistrement des paiements.