O que é uma fatura provisória? Tudo o que precisa de saber.

Se já assumiu um projeto de grande dimensão e teve de esperar meses antes de receber um único pagamento, já compreende o problema que uma fatura provisória visa resolver.

Uma fatura provisória é um ponto de controlo de faturação, uma forma formal de transformar o trabalho concluído em pagamento recebido antes da finalização, para que a sua empresa nunca tenha de financiar o projeto de um cliente com recursos próprios.

Gerir o fluxo de caixa é um dos maiores desafios para qualquer empresa que trabalhe em projetos de longo prazo, e esperar até ao fim para receber o pagamento só torna tudo mais difícil. 

Neste guia, aprenderá exatamente o que é uma fatura provisória, como funciona, quando a utilizar e como criar uma que o mantenha a si e aos seus clientes alinhados. 

O que é uma fatura provisória?

Uma fatura parcial é uma fatura emitida durante a execução de um projeto para receber o pagamento pelo trabalho realizado até um determinado ponto. Em vez de faturar o valor total do projeto no seu término, os custos gerais são divididos em valores mais baixos e faturados periodicamente ou quando determinadas etapas são concluídas. 

Este tipo de fatura é geralmente emitido para projetos de longo prazo ou divididos em etapas, e representa uma percentagem do preço total do contrato. Após a conclusão do trabalho, é emitida uma fatura final com o valor restante em dívida.

Fatura provisória versus fatura final: qual a diferença?

Em termos gerais, a principal diferença reside no tempo e na intenção.

Uma fatura parcial é normalmente enviada durante o decorrer de um projeto para solicitar um pagamento parcial referente ao trabalho já realizado. Estas faturas podem representar marcos importantes do projeto e contribuir para um fluxo de caixa eficiente ao longo de todo o processo.

Uma fatura final Geralmente, o contrato é enviado após a conclusão do projeto para detalhar o custo total do trabalho realizado, subtraindo quaisquer pagamentos parciais que o remetente já possa ter recebido, e solicitando o pagamento do saldo remanescente.

Em síntese, as faturas parciais detalham o pagamento por etapas, enquanto a fatura final "fecha as contas".

Quando devo utilizar uma fatura provisória?

As faturas parciais são mais adequadas em situações em que um projeto se estende por um período de tempo e o trabalho será realizado em várias fases. Em vez de ter de esperar até à conclusão do projeto, pode faturar em determinados pontos do projeto, previamente acordados entre si e o seu cliente.

Esta é uma prática comum em projetos de construção civil e empreiteiros, onde um projeto tem diferentes fases e o contrato é emitido por etapas, e também em trabalhos de consultoria e freelancers que duram semanas ou meses. Essencialmente, qualquer projeto com um prazo de entrega alargado pode beneficiar de uma fatura parcial: pode ser um projeto de design, um projeto de desenvolvimento de software, um serviço de consultoria contínua e muitos outros.

Uma fatura parcial só deve ser emitida se houver um acordo com o cliente sobre os momentos em que o pagamento deve ser efetuado. Este pagamento pode ser baseado num período específico (por exemplo, mensalmente) ou em fases, dependendo do cumprimento de marcos numa determinada fase do projeto.

Benefícios da utilização de faturas provisórias

1. Melhoria do cash-flow: Ao faturar progressivamente, pode receber pagamentos durante a execução do trabalho e não apenas no final, aliviando bastante a pressão financeira e garantindo que conseguirá cobrir os custos contínuos de mão-de-obra e materiais.
2. Menor risco financeiro: Cobrança de pagamentos em fases progressivas Além disso, reduz o risco de incumprimento por parte dos clientes ou de dívidas de valores muito elevados na concretização do negócio.
3. Melhor gestão de custos: Ao receber pagamentos regulares, é mais fácil controlar os custos de materiais, mão-de-obra e operacionais, sem precisar do dinheiro em numerário para os financiar.
4. Bom acompanhamento do progresso: Com cada fatura a apresentar etapas específicas do trabalho claramente detalhadas, tanto você como o cliente sabem o que já foi feito e pago e o que ainda precisa de ser realizado.
5. Menos litígios sobre pagamentos: Dividir o custo em partes mais pequenas reduz os potenciais problemas e desentendimentos sobre o dinheiro em dívida.
6. Melhoria no relacionamento com os clientes: Etapas de pagamento claramente definidas geram clientes satisfeitos e confiantes, pois sabem como o seu dinheiro está a ser gasto.

Como estruturar faturas provisórias

Estruturar corretamente as faturas parciais significa que tanto você como o seu cliente terão clareza sobre o que está a ser cobrado em cada fase do projeto. Uma fatura parcial precisa de estar relacionada com uma fase ou etapa do trabalho, e não ser uma cobrança isolada.

Em primeiro lugar, divida todo o projeto em marcos ou fases definidos, cada um com um valor acordado: este pode estar relacionado com o progresso (por exemplo, Fundação concluída, projeto aprovado), com o cronograma (por exemplo, Faturação mensal) ou com uma entrega (por exemplo, Primeiro rascunho, documento final). Cada fatura parcial estará relacionada com uma destas fases.

Indique em cada fatura a percentagem ou o valor total do contrato que está a ser cobrado. Também é útil mostrar o preço total do contrato e indicar quanto já foi faturado/pago, para que não haja confusão sobre o saldo remanescente.

Seja consistente. Tenha um formato padrão para cada fatura parcial, com áreas claramente definidas, descrevendo o trabalho realizado, mostrando as datas, as condições de pagamento e o valor a pagar de forma clara.

O que devo incluir numa fatura provisória?

1. Informações comerciais e sobre clientes: Certifique-se sempre de que inclui o nome, o endereço e os detalhes da sua empresa, incluindo as informações do seu cliente, para a identificar corretamente e para que esteja em conformidade com a lei.
2. Número e data da fatura: Um número de fatura provisória separado e único, bem como a data de emissão, para facilitar o rastreio e o registo.
3. Identifique claramente (Fatura Provisória): Deve constar claramente que se trata de uma fatura parcial. O cliente precisa de compreender que se trata de um valor parcial cobrado, e não do valor total do projeto.
4. Descrição do trabalho realizado: Descreva de forma clara e concisa qual a parte do trabalho que está a ser faturada, se é uma etapa ou uma parte do serviço. Isso servirá para justificar o valor.
5. Quantidade correspondente à etapa correta: Nesta fase, está a solicitar um valor fixo, seja ele acordado previamente ou uma percentagem do valor total do projeto?
6. Valor total do projeto: Deve incluir o custo total do projeto para que o cliente se lembre do valor total e para que tenha uma noção do valor das prestações.
7. Pagamentos efetuados anteriormente: Quanto é que o cliente já lhe pagou através das outras faturas parciais.
8. Saldo excelente: Indique o valor que ainda não recebeu.
9. Condições e prazo de pagamento: Quando espera que o cliente pague e quaisquer termos acordados (por exemplo, Net 7, Net 14).
10. Método de pagamento ou link: Deve informar o cliente como efetuar o pagamento; isto pode incluir dados bancários ou um link para pagamento agilizado.

Esta estrutura torna a fatura provisória transparente, facilmente rastreável e em conformidade com o âmbito do projeto.

Passo a passo: Como criar uma fatura provisória

1. Acordar a estrutura de pagamento: Defina com o cliente, no início do projeto, o método e a periodicidade de pagamento, seja por etapas, percentagens ou intervalos de tempo.
2. Divida o projeto em etapas: Divida claramente toda a tarefa em etapas ou entregas bem definidas, atribuindo-lhes um determinado valor ou uma percentagem do preço total.
3. Acompanhe o trabalho realizado: À medida que o projeto avança, crie um registo das tarefas concluídas para que possa emitir a fatura corretamente.
4. Criar a fatura: Emita a fatura referente à tarefa concluída, identificando-a claramente como provisória e incluindo detalhes como a descrição do trabalho realizado, os custos e as datas.
5. Mencione as faturas anteriores: Adicione informações sobre faturas parciais anteriores e pagamentos recebidos para maior transparência e uma representação clara do saldo devedor remanescente.
6. Estabelecer condições de pagamento: Indique claramente a data de vencimento e o método de pagamento.
7. Enviar e acompanhar: Envie a fatura imediatamente após a conclusão da etapa; envie avisos de acompanhamento caso haja atraso nos pagamentos. fluxo de caixa oportuno.

Seguindo este processo passo a passo, pode ter a certeza de que as suas faturas parciais serão precisas, bem organizadas e consistentes com o cronograma do projeto.

Erros comuns a evitar com faturas provisórias

1. Esquecer de combinar marcos importantes com antecedência: Quando não define como e quando as faturas provisórias serão emitidas, isso pode resultar em frustração, atraso no pagamento ou discussões com os clientes.
2. Sem explicação para o trabalho que foi concluído: A menos que o trabalho realizado seja descrito adequadamente, o cliente pode não compreender os valores cobrados e, por conseguinte, recusar-se a pagar até receber esclarecimentos.
3. Não indicar pagamentos anteriores: Ao omitir todas as faturas e pagamentos anteriores, é difícil para o cliente determinar quanto já gastou no projeto.
4. Estrutura inconsistente da fatura: É útil manter a consistência no formato da sua fatura para facilitar a identificação dos pagamentos efetuados.
5. Envio da fatura com atraso: Aguardar muito tempo para emitir a fatura após cada passo ter sido concluído não beneficiará o fluxo de caixa e terá menos probabilidade de os pagamentos serem efetuados atempadamente.
6. Não especificar as condições de pagamento: É importante especificar o valor em dívida e as condições de pagamento da fatura.

Se conseguir evitar estes erros, a sua faturação provisória será sempre transparente, profissional e eficiente.

Como é que o setor de faturação pode ajudar com uma fatura provisória? 

O sistema de faturação facilita a criação e gestão de faturas parciais. Pode criar faturas parciais ligadas a marcos, com acompanhamento passo a passo, registo de pagamentos, totais acumulados e valores devidos. Tudo isto com muito menos trabalho e menos probabilidades de erros.

Ao utilizar os aplicativos móveis para iOS e Android para faturaçãoCom o sistema, pode enviar faturas parciais do campo ou do escritório para que o seu cliente as receba rapidamente. Os links de pagamento integrados permitem que os seus clientes paguem instantaneamente, mantendo o seu fluxo de caixa sem a necessidade de uma solução separada.

Ao tentar encontrar uma forma mais fácil de realizar a cobrança com base em marcos, Subscrever o serviço de faturação É um sistema eficiente para gerir faturas provisórias em todos os projetos.

Resumindo…

Uma boa opção para particulares e empresas que realizam projetos de longo prazo ou segmentados é utilizar faturas parciais. Essencialmente, consistem em faturar aos clientes por etapas de trabalho concluídas, mantendo assim o fluxo de caixa da sua empresa. aliviar a pressão financeiraIsto também mantém ambas as partes atualizadas sobre o desenvolvimento do projeto.

Garantir que o valor a pagar em cada fatura parcial está bem definido (por exemplo, marcos, valor pago, valor a pagar, valores pagos anteriormente) evita problemas com o cliente. Com um software como o de faturação, isto pode ser ainda mais simples, oferecendo um serviço eficiente para o envio e registo de pagamentos.