La vérification des factures est le processus étape par étape qui consiste à confirmer que chaque facture de fournisseur que vous recevez est exacte, légitime et correspond à ce que vous avez réellement commandé et reçu avant de la payer.
Pour les petites entreprises, un processus de vérification rigoureux fait toute la différence entre un contrôle financier strict et un amas désordonné de trop-perçus découverts trop tard.
Qu'est-ce que la vérification de factures ?
La vérification des factures consiste simplement à revérifier la facture d'un fournisseur avant de la payer. Il s'agit de s'assurer que le montant est correct, que les biens ou services ont bien été livrés et que la facture correspond à l'accord initial.
Considérez cela comme une vérification rapide du type « est-ce que ça correspond ? » qui protège votre entreprise contre les surpaiements, les paiements pour des services non rendus ou les factures frauduleuses.
Pourquoi bien faire les choses est plus important que la plupart des propriétaires de petites entreprises ne le pensent.
Un paiement en double ou facture frauduleuse Cela peut vous coûter des centaines, voire des milliers de dollars, en cas de poursuites judiciaires. De plus, contrairement aux grandes entreprises dotées de services financiers dédiés, les petites entreprises ont souvent moins de personnes chargées de vérifier les factures, ce qui facilite la détection des erreurs et des fraudes.
Ce risque est bien réel. Les acheteurs commettent fréquemment des erreurs de facturation, et les personnes mal intentionnées ciblent souvent les petites entreprises car elles estiment que le processus de vérification y est moins formel. Il est donc important de mettre en place un processus de vérification simple qui protège votre trésorerie et assure la bonne tenue de votre comptabilité avant la déclaration d'impôts.
Documents nécessaires à la vérification des factures
Il est impossible de vérifier une facture sans élément de comparaison. Avant de mettre en place votre processus, assurez-vous de collecter et de conserver systématiquement ces quatre éléments :
- Bons de commande : Chaque fois que vous concluez un accord d'achat, établissez un bon de commande qui consigne l'objet de l'accord, le prix et les conditions. Ce document vous servira de référence pour toutes les étapes suivantes.
- Documents de livraison ou de réception : Lorsque des marchandises arrivent ou qu'un service est rendu, documentez-le. Un simple bon de livraison signé ou un courriel de confirmation suffit. L'important est d'avoir la preuve que vous avez reçu ce pour quoi vous avez payé.
- Factures des fournisseurs : Voici la facture. Elle doit comporter les coordonnées du fournisseur, le numéro de facture, le détail des frais, le montant des taxes et les conditions de paiement.
- Contrats et accords : Pour les services récurrents ou les achats complexes, votre contrat fait foi sur les termes de l'accord. Conservez-le à portée de main afin de pouvoir vérifier les prix et le périmètre de l'offre à chaque réception de facture.
Comment construire votre processus de vérification en cinq étapes
Une fois vos documents réunis, la procédure est simple. Voici comment procéder.
1. Enregistrez chaque facture dès sa réception.
Qu’elle arrive par courriel, par la poste ou via un portail en ligne, enregistrez immédiatement la facture en indiquant la date de réception, le nom du fournisseur et le numéro de facture. Cela évite la perte de factures et vous permet de conserver une trace précise de la date d’enregistrement de chaque facture dans votre système.
2. Vérifiez les points essentiels avant d'aller plus loin.
Vérifiez que le nom du fournisseur, son adresse et ses informations fiscales correspondent à vos enregistrements. Soyez attentif aux signes suspects, comme un fournisseur inconnu, un numéro de compte bancaire légèrement différent ou un numéro de facture que vous avez déjà vu. Ce sont des indices classiques de fraude à la facturation, et il est bien plus facile de les détecter rapidement que de récupérer l'argent après son envoi.
3. Organisez votre match à trois.
Comparez la facture avec votre bon de commande et votre accusé de réception. Vérifiez que les quantités et les prix correspondent, et que les calculs figurant sur la facture sont corrects. En cas d'anomalie, conservez la facture et contactez le fournisseur pour obtenir des éclaircissements avant d'entreprendre toute autre démarche.
4. Soumettre le dossier pour approbation
Une fois la facture vérifiée, elle doit être soumise à la personne compétente pour approbation avant paiement. Dans la plupart des petites entreprises, il s'agit du propriétaire ou d'un responsable désigné. Définissez votre approbation de facture Définir rapidement les seuils afin que les factures courantes de faible montant puissent être traitées rapidement et que les factures plus importantes ou inhabituelles fassent l'objet d'un examen plus approfondi.
5. Consignez-le et archivez tout.
Après approbation, saisissez la facture dans votre logiciel comptable et joignez tous les justificatifs. Vous obtiendrez ainsi une piste d'audit claire et votre rapprochement de fin de mois sera grandement facilité. Des enregistrements bien organisés constituent également une base solide pour votre comptabilité générale. système de gestion des factures à mesure que votre entreprise se développe.
Erreurs courantes commises par les petites entreprises lors de la vérification des factures
1. S'appuyer sur la mémoire plutôt que sur un système
L'absence de procédure formelle et la confiance en la bonne volonté fonctionnent bien avec trois fournisseurs. En revanche, cela se complique rapidement avec trente. Si le projet reste purement théorique, il finira par tomber à l'eau.
2. Ignorer l'étape de confirmation de livraison
De nombreuses petites entreprises comparent les factures aux bons de commande, mais ne vérifient jamais si les biens ou services ont bien été reçus. C'est précisément cette faille que les facturations en double et les factures frauduleuses exploitent. Confirmer la livraison n'est pas une option ; c'est même essentiel.
3. Approuver les factures le jour même de leur réception
Approuver une facture trop rapidement, sans délai de réflexion ni vérification croisée, est l'un des moyens les plus sûrs de passer à côté d'une erreur. Une simple politique de blocage de 24 heures pour toute facture dépassant un certain seuil vous permet de repérer les erreurs avant qu'elles ne se transforment en recouvrements.
Liste de contrôle pour la vérification des factures
Avant d'approuver une facture pour paiement, veuillez effectuer les vérifications suivantes :
- Le nom et les coordonnées du fournisseur correspondent à vos enregistrements.
- Le numéro de facture n'a pas encore été traité.
- Le numéro de commande est valide et correspond à la facture.
- Les quantités facturées correspondent à celles livrées.
- Les prix unitaires correspondent au bon de commande et à tout contrat en vigueur.
- Les totaux par ligne et le total de la facture sont calculés correctement.
- Les montants des taxes sont exacts
- Les modalités de paiement et la date d'échéance sont conformes à votre accord.
- Les coordonnées bancaires correspondent à vos données de fournisseur.
- La personne compétente l'a examiné et approuvé.
La manière la plus simple de gérer tout cela
À un moment donné, la gestion des factures par le biais de dossiers de messagerie et de feuilles de calcul cesse d'être efficace et devient un véritable casse-tête. Vous passez plus de temps à rechercher les confirmations de paiement et à relancer les fournisseurs qu'à gérer votre entreprise.
C’est précisément ce que notre application de facturation a été conçue pour résoudre. Créez et envoyez des factures où que vous soyez, consultez les factures payées et celles en retard, et centralisez toutes les informations de vos fournisseurs dans un seul et même endroit, facilement accessible en cas de besoin. Elle fonctionne sur Android, iOSet même le web, donc cela s'intègre à votre façon de travailler actuelle.
Plus besoin de jongler entre les onglets pour vérifier si un paiement a été effectué. Plus besoin de parcourir vos e-mails à la recherche des coordonnées d'un fournisseur. Accédez à une vue claire et simple de votre situation financière, directement depuis votre téléphone.
Foire aux questions
1. À quelle fréquence dois-je revoir mon processus de vérification des factures ?
Au minimum une fois par trimestre. Examinez le nombre de factures signalées, les délais d'approbation et vérifiez si des erreurs ont été commises avant le paiement. Si vous constatez des problèmes récurrents avec le même fournisseur ou le même type de facture, cela indique que votre processus nécessite un léger ajustement.
2. Ai-je besoin d'un bon de commande pour chaque facture ?
Pas nécessairement. Les factures récurrentes, comme les abonnements mensuels, les charges et les honoraires, ne nécessitent généralement pas un nouveau bon de commande à chaque fois. En revanche, une autorisation écrite est indispensable : contrat signé, prélèvement automatique ou approbation budgétaire. Le principe fondamental est qu’aucune facture ne doit être une surprise. Si vous n’avez pas donné votre accord écrit pour le paiement, c’est un premier signe d’alerte.
3. Comment gérer les factures de fournisseurs que je n'utilise pas régulièrement ?
Soyez extrêmement vigilant. Les factures ponctuelles de fournisseurs sont un vecteur fréquent de fraude à la facturation, surtout lorsqu'elles sont inattendues ou font référence à des services vagues. Avant de traiter une facture provenant d'un fournisseur inconnu, vérifiez auprès du membre de l'équipe ayant initié l'achat que le fournisseur est légitime et que la prestation a bien été réalisée.
4. La vérification des factures est-elle la même chose que le traitement des factures ?
Ces deux notions sont liées, mais distinctes. La vérification consiste à contrôler l'exactitude et la légitimité de la facture avant de procéder au paiement. Le traitement, quant à lui, désigne l'ensemble des opérations administratives, de la réception de la facture à l'enregistrement du paiement dans votre comptabilité. La vérification représente une étape importante de ce processus de traitement.
5. Est-il réaliste de faire cela manuellement si mon entreprise est très petite ?
Oui, lorsque votre volume de factures est faible. Un simple tableur, un système de classement de vos documents et une vérification systématique des factures avant paiement vous permettront d'aller loin. Le problème, c'est que les systèmes manuels ont tendance à se dégrader dès que l'activité s'intensifie, c'est-à-dire souvent au moment où vous ne pouvez absolument pas vous permettre une erreur de facturation.
Réflexions finales
Vous ne faites pas besoin d'une équipe financière Ou un système complexe pour bien vérifier les factures. Il vous faut simplement un processus cohérent et une règle claire : aucun paiement n’est effectué avant vérification.
Suivez les cinq étapes et la liste de contrôle ci-dessus, et vous aurez déjà une longueur d'avance sur la plupart des entreprises de votre taille. La vérification des factures n'est pas la partie la plus passionnante de la gestion d'une entreprise, mais c'est l'une des rares habitudes qui vous permettent d'économiser discrètement de l'argent chaque mois.
