A verificação de faturas é o processo passo a passo de confirmar se cada fatura recebida de um fornecedor é precisa, legítima e corresponde ao que realmente encomendou e recebeu antes de efetuar o pagamento.
Para as pequenas empresas, um processo de verificação sólido faz toda a diferença entre um controlo financeiro rigoroso e uma pilha desorganizada de pagamentos em excesso que descobre tarde demais.
O que é a verificação de faturas?
A verificação de faturas é simplesmente o processo de verificar duas vezes a conta de um fornecedor antes de a pagar. Está a certificar-se de que o valor está correto, que os bens ou serviços foram de facto entregues e que a fatura corresponde ao que foi acordado inicialmente.
Considere isto como uma verificação rápida do tipo "isto bate certo?", que protege a sua empresa de pagamentos em excesso, de pagar por algo que nunca recebeu ou de cair em burlas com faturas fraudulentas.
Porque é que acertar neste ponto é mais importante do que a maioria dos proprietários de pequenas empresas imagina.
Um pagamento duplicado ou fatura fraudulenta Isto pode custar-lhe centenas ou até milhares de dólares num processo judicial. E, ao contrário das grandes empresas com departamentos financeiros dedicados, as pequenas empresas têm frequentemente menos pessoas a rever as faturas, o que facilita que os erros e as fraudes passem despercebidos.
Esse risco é bem real. Os compradores cometem frequentemente erros de faturação, e os burlões provavelmente visam as pequenas empresas por acreditarem que o processo de verificação é menos formal. O ideal é criar um processo de verificação básico que proteja o seu fluxo de caixa e mantenha a sua contabilidade em ordem antes da época fiscal.
Documentos necessários para a verificação da fatura
Não é possível verificar uma fatura sem algo com que a comparar. Antes de criar o seu processo, certifique-se de que recolhe e armazena consistentemente estes quatro itens:
- Pedidos de compra: Sempre que aceitar comprar algo, crie uma ordem de compra que documente o que foi acordado, o preço e os termos. Este será o seu ponto de referência para tudo o que vier depois.
- Registos de entrega ou receção: Ao receber mercadorias ou ao concluir um serviço, documente o sucedido. Uma simples nota de entrega assinada ou um e-mail de confirmação são suficientes. O importante é ter um comprovativo de que recebeu o que pagou.
- Faturas de fornecedores: Esta é a fatura em si. Deve incluir os dados do fornecedor, o número da fatura, a discriminação dos valores cobrados, os impostos e as condições de pagamento.
- Contratos e acordos: Para serviços contínuos ou compras complexas, o seu contrato é a autoridade máxima sobre o que foi acordado. Mantenha-o acessível para que possa comparar preços e detalhes sempre que uma fatura chega.
Como construir o seu processo de verificação em cinco passos
Depois de organizar os seus documentos, o processo em si é simples. Veja como configurá-lo de raiz.
1.º Registe todas as faturas assim que chegarem.
Independentemente de a fatura chegar por e-mail, correio ou através de um portal online, registe-a imediatamente com a data de receção, o nome do fornecedor e o número da fatura. Isto evita que as faturas se percam e fornece um registo claro de quando cada fatura é introduzida no seu sistema.
2.º Confirme os conceitos básicos antes de prosseguir.
Verifique se o nome, o endereço e os dados fiscais do fornecedor correspondem aos seus registos. Esteja atento a indícios como um fornecedor desconhecido, um número de conta bancária ligeiramente diferente ou um número de fatura já visto anteriormente. Estes são sinais clássicos de fraude nas faturas, e detetá-los logo no início é muito mais fácil do que recuperar o dinheiro depois de já ter sido enviado.
3.º Realize a sua partida tripla.
Compare a fatura com a sua ordem de compra e com o comprovativo de entrega. Confirme se as quantidades, os preços e os cálculos na fatura estão corretos. Se existir alguma discrepância, retenha a fatura e contacte o fornecedor para esclarecimentos antes de tomar qualquer outra medida.
4.º Encaminhe para aprovação.
Após a conferência da fatura, esta necessita de ser encaminhada para a pessoa responsável para aprovação antes do pagamento. Para a maioria das pequenas empresas, isto significa o proprietário da empresa ou um gestor designado. Defina a aprovação da sua fatura. Estabelecer limites antecipadamente permite que as faturas de rotina de menor valor sejam processadas rapidamente, enquanto as faturas maiores ou incomuns recebem uma análise mais detalhada.
5.º Registe e arquive tudo.
Após a aprovação, insira a fatura no seu software de contabilidade e anexe todos os documentos comprovativos. Isto cria um histórico de auditoria claro e facilita significativamente a conciliação no final do mês. Os registos organizados também proporcionam uma base sólida para o seu planeamento financeiro global. sistema de gestão de faturas à medida que o seu negócio cresce.
Erros comuns que as pequenas empresas cometem na verificação de faturas
1.º Confiar na memória em vez de um sistema
Não ter um processo formal e confiar nas boas intenções funciona bem quando se tem três fornecedores. Mas a situação complica-se rapidamente quando se tem trinta. Se tudo ficar apenas na sua cabeça, eventualmente vai correr mal.
2. Ignorar a etapa de confirmação da entrega
Muitas pequenas empresas comparam as faturas com as ordens de compra, mas nunca verificam se os bens ou serviços foram efetivamente recebidos. É exatamente esta lacuna que a cobrança duplicada e as faturas fraudulentas exploram. Confirmar a entrega não é opcional; é fundamental.
3.º Aprovar as faturas no mesmo dia em que chegam.
A aprovação precipitada, sem um período de reflexão ou verificação cruzada, é uma das formas mais fáceis de deixar passar um erro. Uma política simples de retenção de 24 horas para qualquer fatura acima de um determinado limite oferece a margem de manobra necessária para detetar erros antes que se transformem em pagamentos que terá de cobrar.
Lista de verificação para verificação de faturas
Antes de aprovar qualquer fatura para pagamento, verifique os seguintes itens:
- O nome e os dados de contacto do fornecedor correspondem aos seus registos.
- O número da fatura ainda não foi processado.
- O número da ordem de compra é válido e corresponde à fatura.
- As quantidades faturadas correspondem ao que foi entregue.
- Os preços unitários correspondem à ordem de compra e a qualquer contrato registado.
- Os totais das linhas e o total geral da fatura são calculados corretamente.
- Os valores dos impostos estão corretos.
- As condições de pagamento e a data de vencimento estão de acordo com o seu contrato.
- Os dados da conta bancária correspondem aos seus registos cadastrais de fornecedores.
- A pessoa responsável analisou e aprovou o documento.
A forma mais fácil de lidar com tudo isto
A dada altura, gerir faturas através de pastas de e-mail e folhas de cálculo deixa de ser um sistema e passa a ser uma dor de cabeça. Passa mais tempo a procurar confirmações de pagamento e a cobrar fornecedores do que a gerir o seu negócio.
É exatamente para isso que a nossa aplicação de faturação foi desenvolvida. Crie e envie faturas em qualquer lugar, veja quais foram pagas e quais estão em atraso e guarde todos os dados dos seus fornecedores num só lugar, que pode encontrar facilmente quando precisar. Funciona em Android, iOSe até mesmo a webAssim, adapta-se à sua forma de trabalhar já existente.
Chega de estar sempre a alternar entre separadores para descobrir se um pagamento foi processado. Chega de fazer scroll no ecrã do e-mail para encontrar os dados de um fornecedor. Agora já tem uma visão clara e simples da sua situação financeira, diretamente do seu telemóvel.
Perguntas frequentes
1.Com que frequência devo rever o meu processo de verificação de faturas?
No mínimo, uma vez por trimestre. Analise quantas faturas foram sinalizadas, quanto tempo estão a demorar as aprovações e se algum erro passou despercebido até ao pagamento. Se identificar problemas recorrentes com o mesmo fornecedor ou com o mesmo tipo de fatura, isso indica que o seu processo necessita de um pequeno ajuste.
2.º Preciso de uma ordem de compra para cada fatura?
Não necessariamente. As contas recorrentes, como as subscrições mensais, as contas de serviços públicos e os honorários fixos, geralmente não exigem uma nova ordem de compra de cada vez. O que precisa é de alguma forma de autorização registada, seja um contrato assinado, uma ordem permanente ou uma aprovação orçamental. O princípio fundamental é que nenhuma fatura deve chegar como uma surpresa. Se não aceitou pagá-la por escrito em algum momento, este é o primeiro sinal de alerta.
3.º Como devo proceder com as faturas de fornecedores que não utilizo regularmente?
Com extrema cautela. As faturas pontuais de fornecedores são um meio comum de fraude de faturação, principalmente quando chegam sem solicitação ou se referem a serviços vagos. Antes de processar qualquer fatura de um fornecedor desconhecido, confirme com o membro da equipa que iniciou a compra se o fornecedor é legítimo e se o trabalho foi realmente concluído.
4.º A verificação de faturas é o mesmo que o processamento de faturas?
São processos relacionados, mas não idênticos. A verificação consiste na conferência da exatidão da informação, confirmando se a fatura está correta e é legítima antes do pagamento. O processamento, por sua vez, abrange todo o fluxo de trabalho administrativo, desde a receção da fatura até ao registo do pagamento nos seus livros de contabilidade. A verificação é uma etapa importante dentro do ciclo de processamento.
5.Se a minha empresa for muito pequena, consigo fazê-lo manualmente de forma realista?
Sim, quando o volume de faturas é baixo. Uma simples folha de cálculo, um sistema de pastas para os seus documentos e o hábito consistente de verificar as faturas antes de as pagar podem ajudar bastante. O problema é que os sistemas manuais tendem a falhar assim que o volume de trabalho aumenta, que é precisamente quando menos se pode dar ao luxo de cometer um erro de faturação.
Considerações finais
Você não Precisamos de uma equipa financeira Ou um sistema complexo para verificar as faturas corretamente. Só precisa de um processo consistente e de uma regra clara de que nenhum pagamento será feito até que a fatura seja verificada.
Comece pelos cinco passos e pela lista de verificação acima, e já estará à frente da maioria das empresas da sua dimensão. A verificação de faturas não é a parte mais entusiasmante de gerir uma empresa, mas é um dos poucos hábitos que poupam dinheiro silenciosamente todos os meses.
